با خلق اثر، پدیدآورنده آن بطور قانونی از حقوق انحصاری  برخوردار می گردد. حقوقی از جمله حق نشر، پخش و توزیع اثر، اجرا و اقتباس از اثر.

اشخاص تحت حمایت سیستم حقوق مرتبط نیز از جمله هنرمندان مجری چنانچه اجرای خلاقانه ای داشته باشند؛ خواه اثر ادبی-هنری را اجرا کرده باشند و خواه فی البداهه و بدون استفاده از هیچ متن و شعر از پیش موجودی اجرایی داشته باشند، از حقوق انحصاری از جمله تثبیت اجرایشان، نشر و پخش ضبط های صورت گرفته از اجرایشان بهره مند می گردند. تولیدکنندگان آثار شنیداری نیز با تثبیت اجراها بر روی حامل به دلیل سرمایه گذاری و کمکی که به انتشار و عمومی سازی آن می کنند، از حقوق انحصاری نشر، پخش و … بهره مند می شوند.

اعمال انفرادی  حقوق مادی  توسط  صاحبان حق در مقیاس وسیع و چه بسا محدود، در بسیاری از مواقع دشوار و یا حتی غیر ممکن است.  به عنوان مثال در زمینه حق اجرا در آثار موسیقایی این امکان وجود ندارد که پدیدآورنده اثر موسیقایی بتواند با تمام استفاده کنندگان از اثرش مبادرت به انعقاد قرارداد کند و اجازه اجرای آن را بدهد.

لحاظ حقوق انحصاری برای پدیدآورندگان و اشخاص تحت حمایت سیستم حقوق مرتبط ایجاب می کند، استفاده از آثار یا اشیاء تحت حمایت سیستم حقوق مرتبط توسط اشخاص دیگر منوط به کسب رضایت دارندگان حق باشد. بی شک استفاده کنندگان از آثار نیز در بسیاری از مواقع قادر نیستند تا پدیدآورندگان آثار و صاحبان حق را بیابند و اجازه استفاده از آثارشان را کسب نمایند.

این محدودیت ها صرفاً مربوط به اعمال حق نیست.  پدیدآورندگان و صاحبان حق قادر نیستند که بعد از عمومی کردن اثرشان، بطور کامل حقوق خود را رصد کنند و ببینند که آیا این حقوق توسط شخص یا اشخاصی نقض شده یا می شود که مانع از آن گردند یا خیر.

برای حل این قبیل دشواری ها در بیشتر کشورها مؤسساتی ایجاد شده اند که به عنوان “مؤسسات جمع آوری و توزیع” یا “سازمانهای مدیریت جمعی” شهرت دارند که با اخذ نمایندگی از صاحبان حق به اعمال حقوق آنها می پردازند.

این مؤسسات گرچه به نمایندگی از دارندگان حقوق انحصاری مترتب بر آثار یا اشیاء موضوع حقوق مرتبط فعالیت می کنند اما منافع وجود آنها برای استفاده کنندگان از آثار هم غیر قابل انکار است.

این مؤسسات هم با یافتن طرفین قراردادی و اعطای مجوز استفاده، اعمال حق دارندگان حق را تسهیل می کنند و با قدرت چانه زنی بالا، حق امتیازهای  به مراتب بهتری در مقایسه با وقتی که حقوق بطور انفرادی اعمال می شوند برای پدیدآورندگان به ارمغان می آورند و هم استفاده از اثر را برای استفاده کنندگان راحت تر می نماید. چرا که استفاده کنندگان بی آنکه لازم باشد برای کسب اجازه استفاده از اثر، به تک تک پدیدآورندگان و دارندگان حق اثر مورد نظرشان مراجعه کنند می توانند به این مؤسسات که نماینده پدیدآورندگان هستند رجوع نموده و به راحتی برای استفاده از آثار مختلف کسب مجوز نمایند. در واقع  معضل دسترسی به صاحبان حق با وجود این مؤسسات  تا حدود بسیار زیادی مرتفع می گردد و هزینه های مختلف نیز کاسته می شود. بنابراین با قطعیت می توان گفت منافع وجودی مؤسسات مدیریت جمعی منافعی دو سویه است که هم پدیدآورندگان و هم استفاده کنندگان از آثار را منتفع می سازد .

نقشی که این مؤسسات بدین ترتیب در اعمال حق و تجاری کردن آثار دارند جامعه را هم بی نصیب نمی گذارند و در تولید سرمایه می توانند کمک حال دولت قلمداد گردند.

در غالب کشورها مؤسسان چنین مؤسساتی را وکلاء تشکیل می دهند زیرا وکلای آشنا به حقوق مالکیت فکری بیش از هر شخص دیگری با قوانین حاکم بر اعمال حق و استفاده از آثار آشنایی دارند و در نتیجه می توانند به هنگام انعقاد قرارداد به نمایندگی از سوی پدیدآورندگانی که با عضویت در موسسه، نمایندگی اعمال حقوق مادی مترتب بر اثر خود را به مؤسسه اعطا کرده اند، با نگاه عمیق تر و دقیق تری به تدوین مواد قراردادی بپردازند و تا حد ممکن حق التألیف های معقول تری را از استفاده کنندگان اخذ کنند و هم با داشتن قدرت رصد کردن آثاری که نمایندگی اعمال حقوق آنها را دارند در کوتاهترین زمان ممکن و به بهترین شکل مانع از نقض حق یا تداوم فعالیتهای ناقض حق باشند و با اقامه دعوا در دادگاهها، به نمایندگی از پدیدآورندگان، خسارات وارده را مطالبه و به ذیحقان مسترد نمایند.

با توجه به اینکه زمینه های قانونی برای ایجاد این مؤسسات در حال ایجاد شدن است، و از آنجایی که امروزه به آثار اقتصادی و مادی دارایی های فکری توجه بیشتری می شود ، مؤسسه داد و خرد در این زمینه و برای تشکیل این مؤسسات، برنامه هایی را در حال تدوین دارد .